Como bien sabemos, la auditoría inicia desde hace mucho tiempo, ya que aparece la necesidad de llevar un control en las cuentas, en los gastos y en todo lo referente que nos genere información.
Se puede definir auditoría como un examen, evaluación o diagnostico, de un proceso activo o función de una organización. Todo con el fin de conocer su estado, uso, funcionamiento, acceso, entre otros criterios, que tienen relación con los objetivos organizativos. (Retes, A. 2011)
Existen muchos tipos de auditoría, una es la Auditoría de la Información. Hoy en día escuchar hablar de la auditoría de la información y de la gestión de la información es muy común, ya que muchas empresas han estado realizando e implementando estos dos términos, diseñando programas y modelos con el único fin de lograr gestionar el conocimiento en su organización. Una correcta gestión, va orientar las actividades que realice la empresa para controlar, almacenar y recuperar toda la información que esta posee, tanto la información externa a la organización como la información interna.
Serrano y Zapata, (s.f) define la auditoría de la información como un proceso que permite detectar, controlar y evaluar la información que existe en una organización y los flujos de información que en ésta discurren, el uso que se hace de ella y su adecuación con las necesidades de su personal y con los objetivos de la organización.
Con el concepto anterior, se puede detectar como la auditoria de la información va a resolver en primer lugar la incertidumbre sobre toda la información que tiene la empresa, es un proceso o examen que realiza la organización para verificar si se está actuando de la mejor manera para cumplir los objetivos de la empresa, esta auditoría va ayudar a identificar: duplicidades, carencias e inconsistencias que se presenten en una organización.
Una vez identificados todos los inconvenientes de la organización aplicando esta auditoría va ser más fácil realizar una buena gestión tanto de la información que fluye dentro de la empresa como la que se encuentra y se relaciona fuera de ella.
De igual forma vemos también como la definición que le da Soy 2002 a la auditoria de la información viene a ser muy parecida con la anteriormente mencionada, ella la define como “un diagnostico sobre uso de la información dentro de una organización, mencionándola como una metodología de gestión global idónea para determinar el rol que desarrolla la información, de una forma que resulte inteligible a cualquier gestor.”
Teniendo en claro el concepto de Auditoría de Información y sabiendo su principal objetivo que es conocer el rol que tiene la información dentro de una empresa, vemos como esta Auditoria llega a ser muy importante para lograr gestionar la información, ya que si no se conocer lo que se tiene no se va poder difundir de la mejor manera, una empresa puede tener mucha información valiosa que pueda ser útil pero si esta no sabe cómo gestionarla no va a servir de nada que la organización cuente con ella, ya que no es capaz de trasmitir a las personas que lo requieran.
En conclusión vemos como la Auditoría de la Información le va a dar a la empresa la oportunidad de conocer cómo trabajan, en relación con la información que esta cuenta, y en consecuencia respecto al conocimiento que se genera dentro de ella. Esta auditoria dará como producto final unos resultados los cuales van a servir para conocer y mejorar aquellos puntos que se encuentren mal gestionados en la organización. Al conocer estos puntos la empresa tomara mediadas necesarias para mejorarlos y así encaminarse a cumplir con el plan estratégico que desde un inicio se habían planteado. Al lograr conocer su información y saber todos los procesos que le realizan dentro de la empresa, va ser más fácil tener una gestión tanto de la información como del conocimiento que se genere en ella de una forma más fácil y ligera, generando buena comunicación dentro de la empresa.
Referencias
Retes, A. (2011). Auditoria de la Informacion. Heredia: Universidad Nacional. Escuela de Bibliotecologia, Docuemntacion e Informacion.
Serrano González, S., & Zapata Lluch, M. (s.f). Auditoria de la Informacion: punto de partida de la Gestión del Conocimiento . Recuperado el 10 de setiembre de 2011, de http://docencia.udea.edu.co/ingenieria/semgestionconocimiento/documentos
/Mod5_AuditInfo.pdf
Soy i Aumatell, C. (2002). Auditar la información...¿ Para que? Boletín de la SEDIC , p. 1-3.
Creo que la información siempre es transmitida a los colaborardores de la organización. Ahora la forma como es transmita y la calidad de lo que se transmite es lo que va a determinar si la empresa está realizando un adecuado proceso de generación, procesamiento, almacenamiento y difusión de la información que se necesita para apoyar las decisiones y generar crecimiento para ser competitivos. Debido a lo anterior se hace necesario que las empresas establezcan criterios de normalización para los procesos de producción de información.
ResponderEliminarEs muy importante la gestión de la información porque como menciona Glenda al transmitir y compartir la información se cumplen con los objetivos organizacionales y se identifica la información duplicada y inconsistencias que no son importante para la empresa.
ResponderEliminarNo siempre la información es trasmitida en una empresa José, ya que muchas veces sufren de mala comunicación y solamente los empleados de altos rangos son los que se enteran y conocen la información relevante e importante de la empresa, por eso veo importante lo que mencionas de establecer normativas para los procesos de producción de información, ya que así se podrá establecer parámetros para la generación, almacenamiento y gestión de la información.
ResponderEliminarSi, de acuerdo con lo que ustedes han mencionado me parece que lo que se necesita en una organización es establecer medidas y aplicar procedimientos que les ayuden a todos los empleados a tener una comunicación constante y bien consistente, donde todos estén al tanto de lo que pasa en su entorno, para poder así gestionar la información y conocimientos, es acá donde podemos aplicar la auditoría ya que esta ayudaría a detectar problemas para así ser corregidos encontrando soluciones.
ResponderEliminarAsí es Cata, es importante que en las instituciones exista una normativa que brinde pautas para la correcta gestión de la información, que los empleados y altos mandos deben de seguir si quieren un progreso de la empresa y lograr el buen cumplimiento de los objetivos propuestos.
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